Menurut Bagyono 199724 prosedur penanganan barang-barang bawaantamu pada saat kedatangan Check-in 1 Membuka dan menutup pintu Jika tamu tiba dengan mobil, pastikan bahwa mobil tersebut benar-benar sudah berhenti. Jika anda merangkap sebagai Doorman, sebelum membuka pintu mobil bantulah tamu keluar dari mobil dengan menahan pintu mobil sambil mengucapkan “Mind your head, please!” yang artinya “ Hati-hati dengan kepala anda !” atau dengan kalimat yang lain “ Mind your step, please!” yang artinya “ Hati-hati dengan langkah anda!”. Bantulah tamu wanita yang membawa anak, tamu yang sudah lanjut usia dan tamu yang cacat. Jika hari hujan, payungilah tamu atau tawarkan payung kepadanya. 2 Menyapa, menyambut dan menawarkan bantuan kepada tamu. Jika hotel anda mempunyai doorman, petugas inilah yang pertama kali menyambut tamu dan mengucapkan salam. Misalnya “ Good morning Sir, welcome to Intercontinental resort Bali , may I help you?”. 3 Mengeluarkan barang Tugas anda sekarang mengeluarkan barang dari mobil dengan hati-hati untuk menghindari kerusakan. 4 Menempatkan barang Langkah selanjutnya adalah meletakkan barang di tempat yang aman dan mintalah kepada tamu untuk memeriksa barang-barangnya. Jika ada yang rusak, beritahukan kepadanya. Pastikan tidak ada barang-barang lain yang tertinggal di dalam mobil. 5 Menuju lobby Sambil membawa barang, antar tamu menuju lobby, kemudian tunjukkan kepadanya letak reception counter. Ketika tamu sedang melakukan regristrasi, tempatkan barang di tempat yang aman. Jika hotel anda menggunakan kartu barang luggage tag, ikatlah kartu tersebut pada masing-masing barang. 6 Menunggu tamu yang sedang melakukan registrasi Sementara tamu melakukan registrasi, anda harus tetap berdiri di pos anda tidak jauh dari reception counter atau di samping bell desk. Jika receptionist sedang menangani beberapa amu yang melakukan registrasi dan kebetulan tamu yang anda tangani adalah orang tua atau orang cacat, antarkan tamu tersebut untuk mencari tempat duduk di sekitar lobby. 7 Menerima kartu tamu guest card Setelah tamu selesai melaksanakan proses registrasi, receptionist akan memberikan anda kartu tamu, dengan mengatakan “ Please show Mr/Madam to his room number six!”. Jika front desk hotel anda menggunakan kartu tamu, lihat kartu tersebut. Hafalkan nama tamu dan nomor kamarnya. Jangan lupa menuliskan nama dan nomor kartu tamu pada kartu barang yang telah tergantung pada barang tamu yang anda bawa. 8 Meminta kunci kamar Di hotel besar, kunci kamar biasanya ditangani oleh seksi informasi. Namun kunci kamar juga banyak ditangani oleh seksi penerima tamu. Mintalah kunci kamar pada petugas informasi information clerk atau resepsionis. Jika anda telah mendapatkannya, cocokkan nomor kamar dikunci tersebut dengan nomor kamar yang ada pada kartu tamu. 9 Menerima bellboy errand card yang sudah di cap Sebelum anda menuju kamar, Bell Captain akan memberi formulir bellboy errand card yang sudah dicap. Formulir ini digunakan untuk mencatat semua barang-barang tamu yang anda bawa. Katakan pada tamu “This way, please Sir/Madam”. Jangan berjalan terlalu cepat agar tamu dapat mengikuti langkah anda. 10 Masuk ke dalam lift Hotel yang mempunyai tiga lantai atau lebih biasanya memiliki lift. Cara pengoperasian lift antara hotel satu dengan hotel yang lainnya tentu tidak selalu sama. Hal ini tergantung pada jenis lift yang digunakan. Hotel yang menggunakan manual operated lift type biasanya mempekerjakan operator lift. 11 Operator lift menyapa dan menyambut tamu Operator lift atau sering disebut juga liftman harus berdiri dengan posisi yang baik dan berada dekat dengan panel yang ada di depan lift. Ketika tamu tiba di depan lift, liftman harus menyambutnya. 12 Menanyakan nomor lantai Sebelum liftman mulai mengoperasikan lift, liftman harus bertanya kepada tamu tentang lantai mana yang hendak dituju. 13 Mempersilahkan tamu masuk ke dalam lift terlebih dahulu Liftman harus menahan pintu lift agar tetap terbuka lebar dan mempersilahkan tamu masuk ke dalam lift terlebih dahulu. Liftman sebaiknya menyapa setiap tamu yang masuk ke dalam lift dengan sopan, seperti “Good morning, Sir/Madam, floor please !” 14 Operator lift dan bell boy masuk ke dalam lift. Jika tamu sudah masuk ke dalam lift, baru operator lift dan Bellboy masuk operator lift akan mengoperasikan lift ke lantai mana yang diinginkan. 15 Jika sudah sampai pada lantai yang diinginkan Jika lift sudah sampai pada lantai yang telah diinginkan, pintu lift akan terbuka secara otomatis, liftman harus menahan tombol Open supaya lift tetap terbuka sambil mengucapkan nomor lantai. Misalnya “ The second floor, please !”. persilahkan tamu untuk keluar terlebih dahulu dengan mengucapkan “ After you, please !”. 16 Menunjukkan arah Ketika tamu keluar dari lift, beritahukan kepada tamu arah yang harus ditujunya. Misalkan “ To the right, please !” jika akan berjalan ke kanan, dan “ To the left, please !” jika hendak berjalan ke kiri. 17 Mengetuk pintu Jika anda dan tamu tiba di depan kamar, ketuklah pintu dengan jari. Jangan sekali-kali mengetuk pintu dengan kunci kamar karena dapat menggores pintu. Jika tidak ada jawaban dari dalam kamar tersebut, bukalah pintu secara perlahan-lahan. 18 Masuk ke dalam kamar Langkah pertama jika anda masuk kamar adalah menyalakan lampu jika kamar terlihat gelap. Bukalah tirai, periksa keadaan kamar. Setelah semuanya benar-benar siap, persilahkan tamu masuk terlebih dahulu, kemudian anda mengikuti dengan membawa barangnya. Biarkan pintu tetap terbuka sementara anda berada di dalam kamar. a Luggage Rack Luggage rack merupakan bagian dari perabot kamar, dimana anda dapat meletakkan barang bawaan tamu seperti suitcase, hand bag, travelling bag, brief case, dll. b Wash basin table Anda dapat meletakkan beauty case di meja ini. Beauty case juga dapat ditempatkan pada dressing table. 19 Menjelaskan fasilitas kamar. Sebelum menerangkan fasilitas kamr, minta iji kepada tamu apakah anda boleh menjelaskan fasilitas kamar. Misalnya “ Excuse me, Sir/Madam, could i explain the room facilities, please !”. fasilitas kamar adalah semua perangkat yang ada di dalam kamar sebagai berikut a Air Conditioner AC Jelaskan kepada tamu cara menyetel AC. Tanyakan suhu yang diinginkan. Jika kamar tersebut tidak menggunakan AC, bukalah jendela agar kamar tidak pengap. b Radio Terangkan mengenai cara pengoperasian radio serta channel apa yang didapat. c Televisi Jelaskan cara pengoperasian televisi dan juga saluran-saluran yang dapat dinikmati. d Balcony Jelaskan lokasi balcony, mungkin menghadap kolam renang, laut, taman atau gunung. e Telepon Jika fasilitas di kamar dilengkapi dengan sambungan langsung direct dialing, terangkan kepada tamu bahwa dia dapat mengdakan sambungan tanpa melalui telepon operator. f Kamar mandi Jelaskan kepada tamu cara penggunaan perlengkapan kamar mandi yang memiliki saluran air panas dan air dingin. Jika kamar mandi menggunakan peralatan elektronik, jelaskan cara penggunaannya, terutama voltase yang dipakai di kamar tersebut. 20 Meletakkan kartu tamu guest card dan kunci kamar di meja Sebelum meninggalkan kamar, anda dapat meletakkan guest card dan kunci kamar di atas dressing table atau dapat juga diberikan langsung kepada tamu. 21 Meninggalkan tamu Sebelum meninggalkan tamu, ucapkan “I hope you will enjoy your stay “ kemudian segera tinggalkan tamu dengan menutup pintu.” 22 Pencatatan Setelah anda keluar dari kamar tamu, isilah bellboy errand card. Setelah itu kembalikan kepada bell captain untuk dicap dan disalin ke dalam bell boy control sheet. Informasi yang biasanya terdapat dalam bellboy errand card antara lain a Serial Number Nomor seri yang tertera sudah dicetak sebelumnya, misalnya 2234 b Bellboy number Jika dalam sebuah hotel mempunyai beberapa Bellboy, maka setiap Bell boy mempunyai nomor. c Room number Nomor kamar yang ditempati oleh tamu. d Guest name Nama tamu. e No. pieces of luggage Jumlah barang yang anda bawa, misalnya 5 buah f Description Jenis barang, misalnya suitcase, hand bag. g Arrival/departure/room change Jenis pelayanan yang anda tangani. Misalnya tamu akan melakukan check-in, check-out a tau room change. h Date Tanggal kartu tersebut digunakan/dibuat. Bellboy dapat mengisi bellboy errand card ini di lobi setelah mengantar tamu ke kamar. Setelah anda mengembalikan kartu tersebut, anda sebaiknya bersiap di pos anda untuk mendapatkan tugas selanjutnya. B. Prosedur Penanganan Barang Bawaan Tamu Perorangan Pada Saat Keberangkatan Individual guest departure Yang dimaksud dengan prosedur ini adalah langkah-langkah dalam menangani barang bawaan tamu perorangan pada saat tamu meninggalkan hotel check-out. Menurut Bagyono 199734 prosudur penanganan barang bawaan tamu perorangan pada saat keberangkatan antara lain 1 Informasi mengenai permintaan penjemputan barang Bell Captain akan memperoleh informasi tentang permintaan pengembalianbarang tamu dari a Expected Departure List Expected departure list adalah daftar tamu yang diharapkan melakukan check out setiap hari. Formulir ini dibuat oleh resepsionis berdasarkan room rack untuk setiap hotel yang menggunakan manual system sedangkan bagi hotel yang menggunakan hotel information system biasanya hanya tinggal mencetak formulir tersebut. Informasi yang terdapat dalam Expected departure list pada umumnya adalah sebagai berikut - Date - Room Nomor kamar yang dihuni oleh tamu. - Transport Tranportsi yang digunakan oleh tamu. - Departure time Jam pada saat tamu meninggalkan hotel. - Remarks Kolom untuk mencatat hal-hal penting yang perlu mendapatkan perhatian khusus. b. Receptionist Bell Captain dapat membaca inormasi mengenai keberangkatan tamu dari expected departure list. Namun kelemahan adalah dia tidak selalu dapat mengetahui tamu-tamu yang harus mendapatkan pelayanan terlebih dahulu. Karena itu, informasi penjemputan barang juga dapat diperoleh dari receptionist. c. Front office cashier Jika tamu akan check out ada kalanya dia menghubungi kasir dan menanyakan rekening tamu sekaligus meminta seseorangan untuk membawakan barang bawaannya dari kamar. Bila kasir mendapatkan informasi, dia akan menyampaikannya kepada Bell Captain. Tamu mungkin mendatangi bell desk dan meminta Bellboy untuk mengambil barang dari kamarnya ke lobi. Tetapi sering kali dia menelpon seksi pelayanan barang. 2 Informasi yang diperlukan Jika Concierge atau Bell Captain atau kebetulan Bellboy sendiri menerima telpon dari tamu yang akan check-out, seorang Bellboy harus menanyakan kepada tamu hal-hal seperti berikut a Jumlah dan jenis barang b Waktu pengambilan barang c Transportasi 3 Sebelum mengambil barang dari kamar a. Setelah mendapatkan informasi mengenai penjemputan barang, Bell Captain akan segera memberi perintah kepada Bellboy untuk menuju kamar tamu tersebut. b. Anda akan menerima bellboy errand card yang telah dicap oleh Bell Captain. c. Langkah selanjutnya anda menuju kamar tamu. Tetapi sebelumnya, anda hendaknya memberitahukan hal itu kepada Room maid/boy yang ada di seksinya. d. Biasakan untuk mengetuk pintu sebelum memasuki kamar. Ketuklah pintu dengan menggunakan jari anda sambil mengucapkan “ Bellboy wants to take your luggage, please !” atau hanya “ Bellboy please !” e. Setelah anda dipersilahka masuk, sapalah tamu denga mengucapkan “ Good morning, sir/madam, are you ready with your luggage ?”. f. Anda perlu memeriksa seperti kamar mandi, gantungan pintu kamar mandi, balcony dan drawer untuk memastikan bahwa tidak ada barang-barang tamu yang tertinggal. g. Jika anda sedang bersama tamu, hindari membuka tasnya untuk memasukkan barang-barang yang tertinggal. Jika barang tersebut berupa pakaian, masukkan ke dalam laundry bag yang tersedia di kamar dan bawa ke lobi, kemudian beritahukan hal tersebut kepada tamu yang bersangkutan. h. Memeriksa jika ada baang-barang milik hotel di kamar yang hilang. Anda dan room maid/boy juga berkewajiban memeriksa ada tidaknya barang-barang milik hotel yang terbawa tamu, misalnya asbak, handuk, lukisan. Jika ada barang-barang yang hilang, segeralah melaporkannya kepada Bell Captain. Usahakan agar pemberitahuan tersebut dilakukan sebelum tamu yang menempati kamar tersebut meninggalkan hotel. Jika tamu benar-benar terbukti membawa barng-barang milik hotel, maka kasir akan memasukkan harga barang yang dibawanya ke dalam rekening. 4 Mengambil barang-barang dari kamar a Mengeluarkan barang Berhati-hatilah dalam mengambil barang-barang dari luggage rack ataupun washbasin table. Periksa dahulu keadaan barang tersebut. Jika ada kerusakan, informasikan kepada tamu secepatnya. Hitung juga jumlah barang sebelum dibawa ke lobi. Beritahukan jumlah barang tersebut kepada tamu. Sebelum meninggalkan kamar, jangan lupa menanyakan kunci kamar kepada tamu. Mematikan semua lampu dan perlengkapan elektronik seperti televisi dan radio. Setelah semuanya beres, kuncilah kamar dengan baik. 5 Membawa barang-barang ke lobi Jika kamar tamu terletak dilantai dasar, anda dapat langsung menuju lobi. Namun jika kamar tamu terletak di lantai atas, anda tentu harus menggunakan lift terlebih dahulu. a Menggunakan lift tamu Usahakan agar anda memandu tamu. Tekanlah tombol lift supaya berhenti di lantai tempat anda dan tamu menunggu. Jika lift telah berhenti, pintu akan terbuka secara otomatis. Katakan kepada liftman “ Lobby please !” jika pada saat itu tidak ada operator yang bertugas, anda harus mengoperasikan lift untuk tamu. Persilahkan tamu untuk masuk ke dalam lift terlebih dahulu. b Menggunakan lift karyawan Setelah berpisah dengan tamu, bawalah barang tamu melalui service elevator yaitu lift karyawan yang digunakan untuk membawa barang-barang bawaan tamu. 6 Menempatkan barang ke lobi Setelah sampai di lobi, tempatkan barng di temapt yang aman. Jika tamu sedang menunggu anda, persilahkan tamu untuk menuju ke kasir. 7 Menempatkan stiker hotel pada barang tamu Stiker pada umumnya berlogo hotel dan berisikan alamat lengkap hotel. Stiker ini merupakan alat promosi yang sangat efektif bagi hotel. Oleh karena itu jangan lupa menempelkan pada barang tamu yang akan check-out. Tempelkan stiker di tempat yang mudah terlihat. 8. Menggantungkan kartu barang luggage tag Gantungkanlah kartu barang pada setiap barang tamu. Yang harus selalu diingat bahwa yang ditulis pada kartu tersebut adalah nomor kamar dan nama tamu 9 Pencatatan a. Mengisi semua informasi yang ada pada bellboy errand card Isilah beberapa informasi yang ada pada bellboy errand card. Informasi tersebut antara lain 1. Petugas kasir 2. Jumlah barang 3. Deskripsi barang 4. Tanda tangan Bellboy b. Menulis Key Oke Sebelum tamu meninggalkan hotel, periksalah kunci kamar terlebih dahulu anda dapat memeriksanya di petugas kasir, petugas informasi, kotak kunci check-out bila ada atau langsung menayakan kepada anda mendapatkan kunci kamar, segeralah minta stempel key ok kepada resepsionis atau petugas informasi. Jika kunci kamar hilang, tulislah key lost dan laporkan kepada Bell Captain secepatnya. Bellboy errand card yang telah anda lengkapi harus diserahkan kepada kasir untuk mengecek rekening tamu yangbersangkutan. Jika tamu sudah membayar rekeningnya, kasir akan membubuhkan cap Paid pada bellboy errand card anda. d. Mengembalikan kunci kamar dan bellboy errand card Kembalikan kunci kamar tamu kepada petugas informasi atau resepsionis dan bellboy errand card kepada Bell Captain . Sebelum anda mengembalikan bellboy errand card, tulislah dahulu nomor polisi mobil yang membawa tamu di balik formulir tersebut. e. Menempatkan barang Taruhlah barang di main entrance dengan rapi. Mintalah kepada tamu untuk memeriksa barang barangnya. Laporkan kepada tamu jumlah dan tipe barang atau mintalah kepada tamu untuk memeriksa barang bawaanya sendiri secara langsung. f. Mengucapkan kata-kata selamat tinggal Jika anda sudah menata barang- barang tamu dengan baik di dalam mobil, ucapkanlah kepada tamu kata-kata selamat tinggal, misalnya “Good bye, have a nice trip”.Jika ada Doorman, dia akan membuka pintu mobil untuk tamu dan menutup kembali.

Tata urutan pelayanan yang diberikan oleh petugas reception, pada umunya sama di setiap hotel, pelayanan dimulai sejak pertama kali tamu datang ke hotel sampai dengan meninggalkan hotel, pelayanan ini harus memenuhi kebutuhan dan keinginan yang diharapkan tamu oleh karena itu pelayanan di hotel dikenal dengan moto ”Yes I can” yang artinya bahwa segala permintaan tamu dapat di penuhi oleh karyawan hotel, khususnya yang bekerja di bagian operasional. Kronologis pelayanan yang diberikan oleh reception adalah sebagai berikut RegistrasiCheck-inPenetapan Harga KamarPembayaran depositRoom allocation/Mengalokasikan kamarPemberian kunci kamar, kartu tamuguest card, kupon makan meal coupon & kupon minuman selamat datang welcome drink card Pengantaran ke kamarPeriode in-houseBaca Juga Laundry adalah - Meliputi Nama Peralatan yang digunakan di laundry Beserta GambarnyaProsedur check-inProsedur check in untuk tamu individu / peroranganProsedur/tahapan penanganan check in untuk tamu perorangan adalah sebagai berikutTamu yang datang di hotelSetelah kendaraan pengantar mereka memasuki lobby, maka akan disambut oleh seorang doorman untuk membukakan pintu, menyampaikan selamat datang dan menawarkan untuk menurunkan barang bawaannya dari bagasi mobil. Setelah ada tanda persetujuan dari tamu, doorman akan meminta bellboy untuk menurunkan barang tamu dari mobil dan disimpan diatas luggage trolley sampai ke depan pintu utama hotel atau ada yang menempatkan barang bawaan tamu didekat reception counter sambil menanti tamu untuk melakukan registrasi. Dengan suatu alasan bahwa tamu sering mencari barangnya, mulai dari passpor, tanda pengenal diri sampai uang serta barang penting lainnya biasanya ada di salah satu tas yang dibawakan mengarahkan atau mengantarkan tamu ke reception counter atau front desk. Sampai di counter, tamu akan disambut oleh receptionis dengan ucapan selamat datang dan menawarkan bantuan sambil tersenyum. Di front office counter, receptionist akan menanyakan apakah tamu sudah melakukan pemesanan kamar atau belum, pertanyaan selanjutnya adalah, apakah reservasi yang dilakukan itu melalui perusahaannya atau travel agent. Jika tamu menyatakan telah melakukan pemesanan kamar sebelumnya maka reception akan mencari data tentang pemesanan yang telah dibuat untuk mempercepat proses tamu sudah melakukan pemesanan kamar, maka petugas reception akan memastikan pemesanan kamarnya dan melihat metode pembayarannya jika pembayarannya menjadi tanggungan perusahaan maka petugas akan menanyakan surat jaminan yang berupa guarantee letter GL, atau travel agent registration form dengan cara meminjam identitas tamu yang dapat berupa passpor, KTP, SIMMenyiapkan guest card dan key card, dan menerangkan check-out time dan beberapa fasilitas pentingMemberikan kupon sarapan dan kupon lain serta menerangkan kegunaanyaReception mengucapkan selamat beristirahat Prosedur check-in untuk tamu rombonganProsedur check in untuk tamu rombongan berbeda dengan penanganan untuk tamu perorangan, dikarenakan jumlah kamarnya lebih banyak dan memerlukan perhatian yang khusus dalam hal hal khusus tentang proses check-in tamu rombonganLokasi check-in bisa di lobby, di restoran atau di function room. Semua itu tergantung dari besarnya rombongan, banyaknya tamu rombongan yang datang, juga tergantung dari fasilitas yang dimiliki tamu rombongan ke kamar, tidak semua tamu bisa diantar satu per satu, khusus hanya yang memang memerlukannya karena sama sakali tidak tahu letak kamar atau sulit untuk dijelaskan secara verbal tamu, jika itu merupakan rombongan dari jauh dan membawa barang bawaan yang cukup banyak, maka satu persatu harus dicocokkan dengan tour leader, dan dipastikan bahwa tiap barang mempunyai luggage tag yang menunjukkan nama tamu dan kamar yang ditempati. Hal itu untuk memudahkan pengiriman dan menghindari kehilangan barang atau tertukar dengan tamu ada juga rombongan yang barangnya datang beberapa jam sebelum tamunya datang, karena mereka dari luar negeri atau tempat yang jauh sehingga bagasi barang di atur terpisah dengan tamu yang datang. Jika ada kasus demikian, pihak concierge harus menyediakan luggage store, untuk menyimpan semua barang tamu tersebut. Jika tempat penyimpanan barang tidak muat maka barang akan disimpan di area dekat concierge counter/belldesk tetapi diberi ini adalah prosedur penanganan check in untuk tamu rombonganTamu memasuki hotel dengan bus atau beberapa kendaraan disambut doormanTrolley sudah siap di depan lobbyKalau perlu ada kendaraan untuk mengangkut barangTambahan personnel disiapkan, kalau perlu ada tambahan tenaga supervisor, manager dan menurunkan barang sebaiknya ada security dan tour leader sebagai saksi jumlah leader ditemui dulu untuk diantar ke lobby, diajak duduk dan berbincangSemua tamu rombongan di persilakan duduk di lobby, lounge atau tempat khusus tidak jauh dari lobby, untuk group check-inWelcome drink sudah disiapkan di tempat kedatangan tamu, jika meeting room dipakai untuk menyambut kedatangan tamu, maka welcome drink juga dikirim ke meeting room captain dan bellboy mengurus barang bawaan tamu dan memasang luggage tagPimpinan rombongan mengisi registration card, satu untuk satu rombonganReceptionist memeriksa registraton card dengan seksama, biasanya disertai dengan lampiran yang diketik rapi, yang menunjukkan alokasi penyerahan kunci kamar yang praktis adalah dengan menyerahkan semuanya ke tour captain mengatur strategi ke bellboy untuk pendistribusian barang masing-masing tamu ke kamar masing dipersilakan masuk kamar masing masing setelah diberitahukan nomor kamarnya dan mendapatkan kunci kamar masing masing, bellboy membawakan luggage mereka, khusus yang memerlukan diantar saat itu. Jika tamu datang ke kamar terlebih dahulu maka barang bawaannya akan dikirimkan tamu diantar bellboy ke kamar melalui lift, maka tamu dipersilakan masuk lift terlebih sampai di lantai yang dituju, tamu dipersilakan keluar lebih dahulu baru bellboy menyusul jumlah tamu lebih dari empat didalam lift dan dirasa sesak untuk membawa barang tamu kedalamnya, maka bellboy mempersilakan tamu untuk berangkat dahulu ke lantai tertentu, dan bellboy akan menyusul dengan menggunakan lift yang memasuki kamar, pintu kamar diketuk tiga kaliBellboy menaruh barang di luggage rack, meletakkan kunci di panelSeorang bellboy yang baik harus bisa menerangkan terlebih dahulu segala fasilitas yang ada di kamar termasuk beberapa pelayanan yang bisa diberikan untuk tamu selama pergi, sekali lagi menjelaskan bahwa kunci ada di panel dan satu lagi di card holder amplop kunci, diserahkan ke tamuKembali ke bellboy station, mengisi errand card dan menyerahkannya ke captainReceptionist mengubah status kamar dari vacant clean ke occupied, dan pesan itu harus dikirim ke semua departemen terkait, misalnya housekeeping, reservation, sales office, dan GM office. Jika hotel telah menggunakan sistem komputerisasi yang canggih, maka sudah ada informasi akan langsung tersebar ke semua departemen secara otomatis dalam detik yang sama. Cara lama, mungkin terjadi di beberapa hotel, semua data tamu akan dimasukkan rekening yang ditangani oleh front office penanganan check-in tamu VIPCheck-in untuk tamu penting yang biasa disebut dengan singkatan VIP Very Important Person dilakukan sedikit berbeda dengan check-in yang biasa. Tamu VIP adalah orang yang dianggap penting oleh pihak hotel, antara lain kepala negara, menteri, pimpinan perusahaan pelanggan, owner hotel. Check-in akan dilakukan secepat mungkin. Bila tamu sudah melakukan pemesanan sebelumnya maka registration form sudah disiapkan terlebih dahulu. Data diambil dari hasil koresponden saat pemesanan kamar, atau bisa juga diperoleh dari ajudan tamu tersebut. Biasanya pimpinan pemerintahan akan mengutus ajudannya terlebih dahulu untuk melakukan pemesanan kamar. Dengan demikian maka tamu hanya akan tanda tangan saja ketika sampai di counter front bisa juga dilakukan di kamar tamu tersebut, jika tamu datang maka bisa langsung ke kamar, tanpa harus ke counter depan terlebih dahulu. Adapun urutan secara terinci adalah sebagai berikutGuest card dan key card sudah siap sebelum tamu datangMencocokkan nama tamu dengan data di reservasiMemastikan welcome card dan fruit basket sudah ada di kamar, ada juga hotel yang memberikan coklat atau minuman spirit sebagai amenities untuk dilakukan di kamar dan kartu identitas passpor atau KTP dan ada jaminan dari sarapan, dan kupon lain sudah dijadikan satu di guest cad, kemudian GRO diminta untuk mengantar tamu VIP sampai ke kamar, GRO memberikan guest card kemudian sambil menyebutkan nomor selamat beristirahat dan magic wordsJika GRO mengantar sampai ke kamar, maka GRO menunjukkan cara membuka pintu dan mempersilakan tamu masuk terlebih dahuluBellboy dan barang antar dan bukakan pintu tamuSetelah pintu dibuka GRO meletakkan kunci di panel power yang memungkinkan semua electric power terbuka, bisa menyala dan berfungsi semua mulai dari lampu, TV, jam alarm, radio, AC dan perangkat elektronik menata barang di luggage rack dengan rapiGRO menerangkan kegunaan beberapa peralatan, serta fasilitas yang tersedia di kesempatan tamu untu menanyakan yang kurang jelas, dan menawarkan tamu jika ada hal lain yang perlu di kerjakaan GRO maupun kembali ke GRO dek dan mengisi keterangan bahwa tamu sudah check-inBellboy kembali ke Concierge counter dan mengisi errand card, setelah selesai menyerahkannya ke bell captain sebagai laporan bahwa tugas check in telah memastikan bahwa kamar tersebut statusnya sudah berubah dari vacant clean ke occupied, menyiapkan bill, memberi keterangan tentang special request atau pesan khusus bagi tamu tersebut ke departemen terkait, misalnya ada pesan atau surat, disampaikan ke concierge, meminta tambahan air mineral, disampaikan ke housekeeping, tamu tidak mau turn down, diberitahukan ke HK, tamu minta menu restoran, diteruskan ke F&B, pesan limo waktu check-out, pesan disampaikan ke concierge, tamu meminta wake up call, ditindaklanjuti ke operator, dan hotel non komputer sistem, dilanjutkan mengisi rack slip, jika perlu balancing room lagi. Baca Juga Struktur Organisasi Laundry dan Standard Operational Procedur Secara LengkapDemikian Penjelasan Tentang Tata Urutan Pelayanan di Reception dan Prosedur check in untuk tamu individu / perorangan / VIP. Semoga bermanfaat

Jelaskan Prosedur Pendistribusian Barang Bawaan Tamu Rombongan – Pendistribusian barang bawaan tamu rombongan merupakan tahapan penting dalam proses menyambut tamu rombongan. Proses yang dilakukan harus komprehensif sehingga tamu rombongan merasa nyaman dan mendapatkan pelayanan terbaik. Dibawah ini adalah prosedur pendistribusian barang bawaan tamu rombongan yang harus diikuti. Pertama, para pegawai yang bertugas harus mempersiapkan tempat penyimpanan barang bawaan tamu rombongan. Mereka harus memastikan bahwa tempat penyimpanan barang bawaan tamu rombongan memiliki kapasitas yang cukup untuk menampung banyak barang. Kedua, setelah tempat penyimpanan barang bawaan tamu rombongan siap, para pegawai harus mempersiapkan kendaraan yang dapat digunakan untuk mendistribusikan barang bawaan tamu rombongan. Pastikan kendaraan yang digunakan memiliki kapasitas yang cukup untuk mengangkut barang bawaan tamu rombongan. Ketiga, setelah kendaraan siap, para pegawai harus mengumpulkan barang bawaan tamu rombongan. Para pegawai harus memastikan bahwa barang bawaan tamu rombongan telah dikumpulkan dengan benar dan aman sebelum dibawa ke tempat tujuan. Keempat, para pegawai harus membagi barang bawaan tamu rombongan menjadi beberapa bagian. Hal ini penting untuk memudahkan pendistribusian barang bawaan tamu rombongan. Kelima, pendistribusian barang bawaan tamu rombongan mulai dilakukan. Para pegawai harus memastikan bahwa barang bawaan tamu rombongan disebar ke lokasi yang sesuai dengan tujuan mereka. Keenam, setelah pendistribusian selesai, para pegawai harus memeriksa kembali semua barang bawaan tamu rombongan untuk memastikan bahwa semua barang telah tiba di tempat tujuan dengan benar. Ketujuh, setelah semua barang bawaan tamu rombongan tiba di tempat tujuan, para pegawai harus menyimpan barang bawaan tamu rombongan dengan benar. Pastikan semua barang bawaan tamu rombongan disimpan di tempat yang aman. Kedelapan, para pegawai bertugas harus memastikan bahwa semua barang bawaan tamu rombongan telah tiba dengan aman dan tepat waktu. Jika ada barang bawaan tamu rombongan yang hilang, para pegawai bertugas harus segera melaporkannya. Demikianlah prosedur pendistribusian barang bawaan tamu rombongan yang harus diikuti. Proses yang terstruktur ini akan membantu para pegawai yang bertugas untuk mendistribusikan barang bawaan tamu rombongan dengan efektif dan efisien. Daftar Isi 1 Penjelasan Lengkap Jelaskan Prosedur Pendistribusian Barang Bawaan Tamu – Mempersiapkan tempat penyimpanan barang bawaan tamu rombongan yang memiliki kapasitas yang – Mempersiapkan kendaraan yang dapat digunakan untuk mendistribusikan barang bawaan tamu – Mengumpulkan barang bawaan tamu – Membagi barang bawaan tamu rombongan menjadi beberapa – Pendistribusian barang bawaan tamu – Memeriksa kembali semua barang bawaan tamu – Menyimpan barang bawaan tamu rombongan dengan – Memastikan bahwa semua barang bawaan tamu rombongan telah tiba dengan aman dan tepat waktu – Mempersiapkan tempat penyimpanan barang bawaan tamu rombongan yang memiliki kapasitas yang cukup Mempersiapkan tempat penyimpanan barang bawaan tamu rombongan yang memiliki kapasitas yang cukup merupakan salah satu proses yang harus dilakukan dalam mengatur pendistribusian barang bawaan tamu rombongan. Hal ini penting untuk memastikan bahwa barang-barang yang dibawa oleh tamu rombongan akan disimpan dengan aman dan nyaman. Ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan ketika memilih tempat penyimpanan barang bawaan tamu rombongan. Pertama, pastikan bahwa tempat penyimpanan memiliki kapasitas yang cukup untuk menampung semua barang yang dibawa oleh tamu rombongan. Selain itu, pastikan bahwa tempat penyimpanan itu dapat menjaga suhu barang yang ada di dalamnya. Hal ini penting untuk menjaga kualitas barang selama proses distribusi. Kedua, pastikan bahwa tempat penyimpanan itu memiliki sistem keamanan yang baik. Hal ini penting untuk memastikan bahwa barang-barang tamu rombongan tidak akan hilang atau dirusak selama proses distribusi. Jika perlu, pastikan bahwa tempat penyimpanan itu dilengkapi dengan sistem pengawasan video untuk mengurangi risiko kehilangan barang. Ketiga, pastikan bahwa tempat penyimpanan itu mudah diakses. Hal ini penting untuk memastikan bahwa barang bisa dengan mudah dikirim ke lokasi tujuan tanpa terhambat oleh persyaratan waktu atau biaya. Jika memungkinkan, tempat penyimpanan harus berada di dekat lokasi tujuan, sehingga barang dapat dengan cepat dikirimkan ke tempat tujuan. Keempat, pastikan bahwa tempat penyimpanan memiliki sistem perlakuan yang tepat untuk barang-barang yang dikirimkan. Hal ini penting untuk memastikan bahwa barang-barang tamu rombongan tidak akan rusak atau rusak selama proses distribusi. Jika memungkinkan, pastikan bahwa tempat penyimpanan dilengkapi dengan perlakuan khusus untuk barang yang rentan dan berharga, seperti barang elektronik. Kelima, pastikan bahwa tempat penyimpanan dilengkapi dengan sistem inventarisasi yang baik. Hal ini penting untuk memastikan bahwa semua barang yang dikirimkan dapat dengan mudah diakses dan dicatat. Ini juga akan membantu dalam mengidentifikasi barang yang telah hilang atau rusak selama proses distribusi. Semua langkah-langkah ini penting untuk memastikan bahwa proses pendistribusian barang bawaan tamu rombongan berjalan lancar. Dengan menyediakan tempat penyimpanan yang memiliki kapasitas yang cukup, Anda dapat memastikan bahwa barang-barang tamu rombongan dapat dengan aman dan nyaman disimpan dan dikirimkan ke lokasi tujuan. – Mempersiapkan kendaraan yang dapat digunakan untuk mendistribusikan barang bawaan tamu rombongan Mempersiapkan kendaraan yang dapat digunakan untuk mendistribusikan barang bawaan tamu rombongan adalah salah satu prosedur penting dalam pendistribusian barang bawaan tamu rombongan. Hal ini penting karena alat transportasi yang tepat dapat membuat pengiriman barang bawaan tamu rombongan lebih efisien dan tepat waktu. Untuk mempersiapkan kendaraan yang dapat digunakan untuk mendistribusikan barang bawaan tamu rombongan, berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan Pertama, pastikan jenis kendaraan yang dapat digunakan untuk mendistribusikan barang bawaan tamu rombongan. Jika rombongan besar, maka kendaraan seperti bus atau truk besar harus digunakan untuk memastikan bahwa semua barang dapat disimpan dan dibawa dengan selamat ke tempat tujuan. Jika rombongan kecil, maka mobil atau van dapat digunakan. Kedua, pastikan kendaraan yang akan digunakan cukup kuat dan aman untuk mengangkut barang bawaan tamu rombongan. Hal ini penting untuk memastikan bahwa barang-barang yang dibawa oleh tamu rombongan dapat sampai dengan selamat di tempat tujuan. Ketiga, pastikan bahwa kendaraan yang akan digunakan untuk mendistribusikan barang bawaan tamu rombongan dilengkapi dengan perlengkapan dan peralatan yang tepat. Ini termasuk seperti kantong plastik untuk menyimpan barang, sabuk pengaman untuk melekatkan barang rombongan pada kendaraan, dan ruang untuk menyimpan barang yang tidak akan digunakan. Keempat, pastikan bahwa kendaraan yang akan digunakan juga dilengkapi dengan asuransi yang tepat. Hal ini penting untuk memastikan bahwa jika terjadi kerusakan atau kehilangan barang bawaan tamu rombongan selama proses pendistribusian, maka biaya perbaikan atau pengembalian barang bisa ditanggung oleh pihak asuransi. Kelima, pastikan bahwa sopir kendaraan yang akan digunakan untuk mendistribusikan barang bawaan tamu rombongan memiliki lisensi yang tepat. Ini penting untuk memastikan bahwa sopir yang akan mengoperasikan kendaraan memiliki pengalaman yang cukup dalam mengoperasikan kendaraan tersebut. Keenam, pastikan juga bahwa kendaraan yang akan digunakan memiliki rute yang tepat untuk mencapai tujuan. Ini penting untuk memastikan bahwa barang bawaan tamu rombongan dapat sampai ke tempat tujuan secepat dan tepat waktu mungkin. Demikianlah beberapa langkah yang perlu dilakukan untuk mempersiapkan kendaraan yang dapat digunakan untuk mendistribusikan barang bawaan tamu rombongan. Dengan mempersiapkan kendaraan yang tepat dan dengan mematuhi prosedur yang ditentukan, maka proses pendistribusian barang bawaan tamu rombongan akan berjalan dengan lancar. – Mengumpulkan barang bawaan tamu rombongan Mengumpulkan Barang Bawaan Tamu Rombongan adalah salah satu proses dalam prosedur pengdistribusian barang bawaan tamu rombongan. Ini adalah tahap awal yang memastikan bahwa semua barang yang dibawa oleh tamu rombongan tiba dengan aman dan tepat waktu di lokasi tujuan mereka. Tahap pertama dalam mengumpulkan barang bawaan tamu rombongan adalah pastikan semua barang tiba di lokasi yang benar. Ini bisa berupa lokasi bandara, stasiun kereta api, atau tempat tujuan tertentu yang telah ditentukan. Sebelum memulai proses pengumpulan, petugas harus memastikan bahwa semua barang yang akan dikumpulkan ada di lokasi yang benar. Petugas juga harus memastikan bahwa semua barang yang akan dikumpulkan dapat dikirim dengan aman dan tepat waktu. Setelah semua barang tiba di lokasi yang benar, petugas akan memulai proses pengumpulan. Petugas akan mengumpulkan semua barang dari tamu rombongan dan memastikan bahwa semua barang dikumpulkan dengan benar. Petugas juga akan memeriksa semua barang untuk memastikan bahwa semua barang yang dikumpulkan adalah milik tamu rombongan. Setelah barang telah dikumpulkan dengan benar, petugas akan mencatat nama dan jumlah barang yang dikumpulkan untuk mencatat segala sesuatu yang terkait dengan proses pengumpulan. Selain itu, petugas juga harus memastikan bahwa semua barang dikumpulkan dengan benar dan dengan aman. Petugas harus memastikan bahwa semua barang yang dikumpulkan disimpan dengan aman dan hanya dikirim ke lokasi tujuan yang benar. Petugas juga harus memastikan bahwa barang yang dikumpulkan ditempatkan dalam kendaraan yang aman dan tepat waktu. Setelah semua barang dikumpulkan dengan benar, petugas akan mengirimkan barang ke lokasi tujuan yang telah ditentukan. Petugas akan mengirimkan semua barang ke lokasi tujuan dengan aman dan tepat waktu. Petugas juga akan memastikan bahwa semua barang yang dikirimkan sampai dengan aman dan tepat waktu di lokasi tujuan. Mengumpulkan barang bawaan tamu rombongan adalah tahap awal yang penting dalam prosedur pengdistribusian barang bawaan tamu rombongan. Petugas harus memastikan bahwa semua barang yang akan dikumpulkan ada di lokasi yang benar dan mereka juga harus memastikan bahwa barang yang dikumpulkan disimpan dengan aman dan dikirim ke lokasi tujuan yang benar. Petugas juga harus memastikan bahwa semua barang yang dikirimkan tiba dengan aman dan tepat waktu di lokasi tujuan. – Membagi barang bawaan tamu rombongan menjadi beberapa bagian Prosedur pendistribusian barang bawaan tamu rombongan merupakan salah satu bagian penting dalam manajemen tamu rombongan. Dengan prosedur ini, maka akan memastikan bahwa barang bawaan tamu rombongan terdistribusi dengan benar dan tepat. Prosedur pendistribusi barang bawaan tamu rombongan terdiri dari beberapa tahap. Pertama, manajer atau pengelola wisata harus memastikan bahwa semua barang bawaan tamu rombongan tersedia dan siap dibagikan. Jika ada barang yang tertinggal atau hilang, maka manajer harus segera mencari dan menemukan barang tersebut. Setelah itu, manajer harus memastikan bahwa semua barang bawaan tamu rombongan telah dikemas dengan rapi dan teratur. Hal ini penting untuk memastikan bahwa proses distribusi barang bawaan tamu rombongan berjalan dengan lancar. Kedua, manajer harus membagi barang bawaan tamu rombongan menjadi beberapa bagian. Hal ini penting untuk memastikan bahwa semua barang bawaan tamu rombongan terdistribusi dengan benar sesuai dengan kebutuhan masing-masing tamu. Setelah itu, manajer harus mencatat nama tamu dan bagian masing-masing barang bawaan tamu rombongan. Catatan ini penting untuk memastikan bahwa semua barang bawaan tamu rombongan terdistribusi dengan benar dan tepat. Ketiga, manajer harus menjemput tamu rombongan dan membawa mereka ke tempat distribusi barang bawaan tamu rombongan. Di sini, manajer harus memastikan bahwa semua tamu memahami prosedur distribusi barang bawaan tamu rombongan sebelum barang diberikan. Setelah itu, manajer harus membagikan barang bawaan tamu rombongan kepada tamu yang bersangkutan. Keempat, setelah semua barang bawaan tamu rombongan terdistribusi, maka manajer harus segera melakukan pemeriksaan ulang atas barang yang dibagikan. Hal ini penting untuk memastikan bahwa semua barang bawaan tamu rombongan telah terdistribusi dengan benar dan tepat. Jika ada barang yang tertinggal, maka manajer harus segera mencari dan menemukan barang tersebut. Kelima, setelah semua barang bawaan tamu rombongan selesai didistribusikan, maka manajer harus memastikan bahwa semua barang bawaan tamu rombongan telah kembali ke tempat asalnya. Hal ini penting untuk memastikan bahwa semua barang bawaan tamu rombongan tersimpan dengan aman dan tepat. Dengan mengikuti prosedur pendistribusian barang bawaan tamu rombongan, maka manajer akan dapat memastikan bahwa semua barang bawaan tamu rombongan terdistribusi dengan benar dan tepat. Hal ini penting untuk memastikan bahwa semua tamu rombongan dapat menikmati liburan mereka dengan nyaman dan aman. – Pendistribusian barang bawaan tamu rombongan Pendistribusian barang bawaan tamu rombongan adalah proses membagikan barang-barang yang dibawa oleh tamu rombongan kepada jumlah tamu yang tepat. Proses ini dapat menjadi pengalaman yang menyenangkan bagi tamu dan memfasilitasi proses check-in yang lebih cepat. Prosedur pendistribusian barang bawaan tamu rombongan disusun dengan baik akan memastikan bahwa setiap tamu rombongan memiliki barang-barang yang dibutuhkan dan barang-barangnya aman sampai tamu tiba di lokasi tujuan. Pertama, manajemen hotel harus mengidentifikasi jumlah tamu yang akan hadir dalam rombongan. Untuk melakukan ini, manajemen harus mendapatkan informasi dari pembuat pemesanan atau agen perjalanan. Ini akan membantu manajemen hotel menentukan jumlah aset yang harus disediakan. Setelah jumlah tamu diketahui, manajemen hotel harus mengatur rombongan dan membagikan barang-barang bawaan mereka. Manajemen harus menentukan lokasi yang tepat untuk membagikan barang-barang bawaan dan memastikan bahwa setiap tamu memiliki barang-barang yang dibutuhkan. Selanjutnya, manajemen harus memastikan bahwa setiap tamu memiliki akses ke bagasi yang mereka butuhkan. Jika ada bagasi yang tidak bisa diakses oleh tamu, manajemen harus menyediakan solusi alternatif untuk membantu tamu mendapatkan barang-barang mereka ke lokasi tujuan. Setelah semua barang bawaan tersebut telah didistribusikan, manajemen harus mencatat jumlah dan jenis barang yang dibawa oleh rombongan. Manajemen harus memastikan bahwa semua barang yang dibawa oleh rombongan telah dicatat dengan benar sehingga jika ada barang yang hilang atau rusak, manajemen dapat mengidentifikasinya dan mengganti barang tersebut. Manajemen juga harus memastikan bahwa setiap barang yang dibawa oleh rombongan telah diberi label yang tepat. Label bertindak sebagai petunjuk bagi tamu dan memastikan bahwa barang-barang tersebut dikirim ke lokasi yang benar. Label harus berisi nama tamu, nomor kamar, lokasi tujuan dan tanggal pengiriman. Terakhir, manajemen hotel harus memastikan bahwa semua barang yang dibawa oleh tamu rombongan telah dibawa ke lokasi tujuan. Manajemen harus memastikan bahwa setiap barang telah diterima oleh tamu dan telah disimpan dengan aman. Jika ada barang yang hilang atau rusak, manajemen harus segera menggantinya. Setelah semua prosedur pendistribusian barang bawaan tamu rombongan telah selesai, manajemen harus memastikan bahwa semua tamu telah menerima bagasi mereka dengan aman dan memiliki akses ke barang-barang yang mereka butuhkan. Ini akan membuat tamu merasa nyaman dan merasakan pengalaman yang menyenangkan saat tinggal di hotel. – Memeriksa kembali semua barang bawaan tamu rombongan Pemeriksaan kembali semua barang bawaan tamu rombongan merupakan prosedur penting dalam pendistribusian barang bawaan tamu rombongan. Hal ini penting untuk memastikan bahwa semua barang yang dibawa oleh tamu rombongan sampai ke tujuan dengan aman dan tepat waktu. Pertama, sebelum memulai prosedur pendistribusian barang bawaan tamu rombongan, semua barang harus dikumpulkan dan diatur dengan baik. Setelah itu, semua barang harus diperiksa dengan hati-hati untuk memastikan bahwa tidak ada barang yang hilang atau rusak. Kemudian, setelah semua barang telah diperiksa dengan hati-hati, seorang petugas distribusi akan memeriksa kembali semua barang untuk memastikan bahwa semua barang yang dibawa oleh tamu rombongan sesuai dengan daftar barang yang diberikan sebelumnya. Petugas distribusi juga akan memastikan bahwa semua barang telah dikemas dengan baik dan aman. Selanjutnya, setelah semua barang telah diverifikasi, petugas distribusi akan mengatur pengiriman barang ke tujuan. Petugas distribusi harus memastikan bahwa semua barang yang dikirim tepat waktu dan sampai ke tujuan dengan aman. Petugas distribusi juga harus memastikan bahwa semua barang dikirimkan ke alamat yang benar. Setelah semua barang telah sampai di tujuan, petugas distribusi akan memeriksa kembali semua barang untuk memastikan bahwa semua barang yang dikirimkan sesuai dengan daftar barang yang diberikan sebelumnya. Jika ada barang yang hilang atau rusak, petugas distribusi harus segera menghubungi pemilik barang. Pemeriksaan kembali semua barang bawaan tamu rombongan merupakan prosedur penting dalam pendistribusian barang bawaan tamu rombongan. Proses ini penting untuk memastikan bahwa semua barang yang dibawa oleh tamu rombongan sampai tepat waktu dan dikirimkan ke alamat yang benar. Selain itu, prosedur ini juga memastikan bahwa semua barang yang dikirimkan telah diverifikasi dengan benar dan sampai dengan aman. – Menyimpan barang bawaan tamu rombongan dengan benar Menyimpan barang bawaan tamu rombongan dengan benar adalah salah satu proses di dalam prosedur pendistribusian barang bawaan tamu rombongan. Prosedur pendistribusian barang bawaan tamu rombongan adalah seperangkat tata cara untuk memastikan bahwa barang-barang yang dibawa tamu rombongan dapat didistribusikan dengan benar dan tepat waktu. Tahap pertama dalam prosedur ini adalah persiapan. Pekerjaan persiapan meliputi penyimpanan, pengemasan, dan pengawalan barang bawaan tamu rombongan. Untuk menyimpan barang bawaan tamu rombongan dengan benar, perlu memperhatikan beberapa hal. Pertama, tempat penyimpanan harus kering dan bersih. Kedua, barang yang dibawa harus dikemas dengan rapi dan aman, dan dapat diklasifikasikan untuk memudahkan distribusi. Ketiga, setiap barang harus diberi label. Label ini berisi informasi tentang jenis barang, nama pemilik, dan jumlah. Label ini sangat membantu dalam proses distribusi. Tahap kedua dalam prosedur ini adalah pengiriman. Pengiriman barang bawaan tamu rombongan adalah proses mengirim barang dari tempat penyimpanan ke hotel, restoran, atau tempat lain yang ditentukan. Sebelum melakukan pengiriman, penting untuk memverifikasi bahwa semua barang sudah dikemas dengan benar dan aman. Jika ada barang yang rusak atau hilang, perlu melakukan pembatalan atau penggantian barang tersebut. Tahap ketiga dalam prosedur ini adalah penerimaan. Pekerjaan penerimaan meliputi verifikasi dan konfirmasi barang bawaan tamu rombongan. Pertama, perlu memeriksa label pada semua barang yang diterima untuk memastikan bahwa semua informasi yang tercantum sudah benar. Kedua, setelah memastikan bahwa semua barang sudah tiba dengan aman dan benar, perlu mengkonfirmasi bahwa jumlah barang yang diterima sesuai dengan yang seharusnya. Tahap terakhir dalam prosedur pendistribusian barang bawaan tamu rombongan adalah penyimpanan. Setelah menerima dan mengkonfirmasi barang bawaan tamu rombongan, barang-barang tersebut harus disimpan dengan benar. Pertama, perlu memastikan bahwa tempat penyimpanan cukup luas dan layak. Kedua, perlu menyediakan rak, kotak, atau tempat lainnya untuk menyimpan barang-barang tersebut. Ketiga, semua barang harus dikemas dengan rapi, benar, dan aman. Kesimpulannya, menyimpan barang bawaan tamu rombongan dengan benar adalah salah satu tahap penting dalam prosedur pendistribusian barang bawaan tamu rombongan. Prosedur tersebut meliputi berbagai tahap, mulai dari persiapan, pengiriman, penerimaan, hingga penyimpanan. Setiap tahap harus dilakukan dengan benar dan tepat waktu agar barang bawaan tamu rombongan dapat didistribusikan dengan benar. – Memastikan bahwa semua barang bawaan tamu rombongan telah tiba dengan aman dan tepat waktu Prosedur pendistribusian barang bawaan tamu rombongan adalah cara yang digunakan untuk memastikan bahwa semua barang bawaan tamu rombongan telah tiba dengan aman dan tepat waktu. Pendistribusian barang bawaan tamu rombongan adalah proses yang paling penting dalam pengelolaan perjalanan rombongan. Hal ini karena penyebaran barang dapat menentukan tingkat kenyamanan dan keselamatan para tamu selama perjalanan mereka. Prosedur pendistribusian barang bawaan tamu rombongan dimulai dengan pengecekan rinci tentang informasi barang bawaan tamu rombongan sebelum perjalanan dimulai. Operator pemandu wisata harus tahu berapa jumlah barang bawaan yang akan dibawa oleh tamu rombongan, dimana lokasi pengambilan barang tersebut, dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proses penyebaran barang. Setelah operator pemandu wisata memastikan informasi tentang barang bawaan tamu rombongan, mereka harus segera menyiapkan staf yang terampil untuk melakukan proses pendistribusian barang. Staf ini harus memiliki pengetahuan tentang berbagai lokasi tujuan, dan harus mengetahui cara yang tepat untuk mengirim barang bawaan tamu rombongan ke lokasi tujuan mereka. Operator pemandu wisata juga harus menyiapkan transportasi yang tepat untuk menyebarkan barang bawaan tamu rombongan. Hal ini penting untuk memastikan bahwa semua barang bawaan tamu rombongan tiba dengan aman dan tepat waktu. Transportasi yang tepat dapat berupa truk, kendaraan pribadi, atau bahkan pesawat tergantung pada jumlah barang bawaan yang akan dikirim. Kemudian, operator pemandu wisata harus menyiapkan jadwal distribusi barang bawaan tamu rombongan. Jadwal ini harus dibuat dengan hati-hati untuk memastikan bahwa semua barang tiba di lokasi tujuan dengan aman dan tepat waktu. Operator pemandu wisata harus juga memastikan bahwa semua barang bawaan tamu rombongan telah dibungkus dengan benar dan disimpan dengan aman selama proses distribusi. Setelah semua barang bawaan tamu rombongan tiba di lokasi tujuan, operator pemandu wisata harus memastikan bahwa semua barang telah diterima dengan aman dan tepat waktu. Operator pemandu wisata harus mengecek semua barang bawaan tamu rombongan secara rinci untuk memastikan bahwa barang-barang tersebut sesuai dengan deskripsi yang diberikan. Prosedur pendistribusian barang bawaan tamu rombongan sangat penting untuk memastikan bahwa semua barang bawaan tamu rombongan telah tiba dengan aman dan tepat waktu. Operator pemandu wisata harus melakukan berbagai langkah untuk memastikan bahwa proses distribusi barang bawaan tamu rombongan berjalan lancar dan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. Dengan melakukan prosedur pendistribusian barang bawaan tamu rombongan dengan benar, operator pemandu wisata dapat memastikan bahwa seluruh perjalanan rombongan berjalan lancar dan nyaman.

Prosedur Langkah-Langkah Penanganan Barang Bawaan TamuProsedur Langkah-Langkah Penanganan Barang Bawaan Tamu. Barang bawaan tamu sendiri merupakan segala keperluan dan perlengkapan yang diwaba oleh tamu untuk memenuhi segala kebutuhan yang diperlukan tamu selama biasanya membawa barang bawaan lebih dari satu buah dan lebih dari satu jenis juga. Tami terkadang ada juga tamu yang membawa barang bawaan lebih sedikit. Hal itu demi kemudahan mobilitas dari tamu itu barang bawaan tamu dan jenis barang bawaannya tergantung dari karakteristik tamu itu sendiri. Tetapi berapapun jumlah barang bawaan tamu yang dibawa, diperlukan prosedur langkah-langkah penanganan barang bawaan tamu tersebut sebagai betuk pelalayan dari pihak Langkah-Langkah Penanganan Barang Bawaan Tamu Prosedur Langkah-Langkah Penanganan Barang Bawaan Tamu Check-In IndividuDalam melakukan langkah-langkah penangan barang bawan tamu check-in secara individu, terdapat dua tahapan yang harus dilakukan oleh bellboy. Pertama adalah tahapan pengeluaran barang bawaan tamu, dan kedua adalah tahapan membawa barang bawaan tamu ke kamar. Maka dari itu simak prosedur langkah-langkah penanganan barang bawan tamu check-in secara individu. Cusss!Tahapan Pengeluaran barang bawaan tamuDalam mengeluarkan barang bawaan tamu, Unloading Luggage, tedapat beberapa langkah penanganan barang bawaan tamu yang harus dilakukan oleh seorang Bellboy, yaitu 1. Membukan dan menutup pintu kendaraan saat tamu tiba dengan kendaraannya, beri bantuan kepada tamu untuk keluar dari kendaraannya dengan membukakan pintu kendaraannya. Beri pelayanan ekstra bagi tamu lansia, anak-anak, wanita hamil, dan tamu penyandang disabilitas agar membuat tamu merasa Menyambut dan meberikan salam kepada tamuBeri salam kepada tamu dengan mengucapkan “Good Evening madam/sir welcome to Cultura Hotel. Mind your step/head please”. 3. Menanyakan apakah mereka membawa barang bawaanBellboy memberikan pelayanan untuk mengambilkan barang bawaan tamu dari bagasi mobil. Dan pastikan tamu Mengeluarkan barang bawaan diberi izin, segera keluarkan barang bawaan tamu secara hati-hati dari bagasi mobil, untuk menghindari terjadinya kerusakan pada barang bawaan Menempatkan barang bawaan tamuTempatkan barang pada tempat yang aman di area main entrance kemudian meminta izin untuk memeriksa barang bawaannya seandainya ada barang yang rusak. Hal ini dilakukan untuk menghindari kemungkinan hotel harus bertanggung jawab atas kerusakan Mempersilahkan tamu ke lobbyPersilahkan tamu ke lobby untuk melakukan registrasi kamar yang telah Membawa barang bawaan ke lobbyTahapan Membawa Barang Bawaan Tamu Ke KamarLangkah-langkah penangan barang bawaan tamu yang wajib dilakukan oleh bellboy dalam melakukan Rooming Guest atau yang disebut dengan Escorting Guest adalah sebagai berikut1. Tamu melakukan registrasi di Counter ReceptionSembari menunggu tamu melakukan registrasi, bellboy akan melengkapi administrasi untuk pencatatan barang-barang bawaan tamu, yaitu luggage tag dan bellboy errand Menggantungkan Form Luggage Tag pada barang bawaan tamuUntuk menghindari tertukarnya barang bawaan tamu dengan tamu yang lain, gantungkan luggage tag pada setiap barang bawaan Menerima kartu tamu Guest CardBiasanya petugas receptionist akan meminta bellboy untuk mengantar tamu ke kamar. Apabila hotel menggunkan guest card, bellboy harus cepat membaca nomor kamar dan nama tamu yang tertera pada guest card untuk ditulis pada setiap luggage Meminta kunci kamarSaat memerima kunci kamar tamu, jangan lupa untuk memerikasa kembali nomor yang tertera pada kunci kamar. Terkadang kunci kamar salah karena petugas salah dalam menempatkan kunci pada rak Memberi cap untuk bellboy errand CardSebelum mengantar tamu, bellboy akan , menerima kartu pengantar barang Bellboy Errand Card yan sudah dicap tanggal dan waktu oleh Bell Mengantarkan tamu ke kamarDalam selama perjalan mengantar tamu ke kamar, petugas bellboy sebisa mungkin mejelaskan fasilitas dan event-event yang dimiliki oleh hotel. Pastikan hal yang dijelaskan oleh bellboy adalah hal-hal yang bisa memberikan pemasukan bagi pihak hotel, seperti Restaurant, Bar, SPA, dan yang hal lainya yang menghasilkan Memasuki kamar tamuSaat memasuki kamar tamu, tempatkan barang-barng tamu pada luggage rack, kemudian meminta izin kepada tamu untuk menjelaskan fasilitas Meninggalkan kamar tamuSetelah selesai, berikan gust card dan kunci kamar kepada tamu, kemudian meminta izin untuk meninggalkan langkah-langkah pengangan barang bawaan tamu check-in individu di atas adalah penjelasan secara umum tentang cara menangani barang bawaan tamu. Hal tersebut bisa saja berubah tergantung kondisi dan standar prosedur dari suatu jadi itulah tadi sedikit penjelasan tentang prosedur langkah-langkah pengangan barang bawaan tamu. Jika ada sesuatu hal yang kurang jelas dari artikel ini, silahkan ditanyakan di kolom komentar. Dan semoga artikel ini dapat bermanfaat bagi kalian yang membacanya.

Kedatangan Barang Bawaan Tamu Rombongan 1. Persiapan selama kedatangan barang tamu rombongan Group information adalah informasi tamu rombongan. Informasi yang diperlukan oleh hotel untuk menyiapkan segala sesuatunya untuk kedatangan tamu rombongan, termasuk persiapan penanganan barang bawan tamu-tamu rombongan Daftar tamu rombongan dan aktivitasnya group activities list adalah daftar nama-nama tamu rombongan yang akan tiba serta kegiatannya . Daftar ini diperlukan oleh hotel untuk menyiapkan pra-pendaftaran dan menetapkan kamar untuk tamu-tamu rombongan. Baca Juga Prosedur check-in Tamu Individu/Perorangan, Tamu Rombongan dan Tamu VIP 2. Menerima barang-barang tamu rombongan Memeriksa ulang group activities list Bell captain akan memeriksa group activities list sertamencocokkan kembali dengan group activities list yang ada pada petugas penerima tamu. Mengeluarkan muatan barang Selalu menggunakan metode yang benar dalam penanganan barang bawaan tamu Menempatkan barang Barang ditempatkan di dekat pintu utama serta dikelompokkan menurut jenisnya. Tiap-tiap jenis barang disusun dalam satu baris agar mudah dihitung. Menghitung barang tamu Jumlah dari tiap-tiap jenis barang harus dihitung kemudian kondisi barang harus diperiksa satu-persatu untuk memastikan jika terdapat kerusakan pada barang. Menginformasikan jumlah dan kondisi barang Jumlah untuk tiap-tiap jenis barang termasuk kondisinya harus dilaporkan pada pimpinan rombongan tour leader secara terinci dan lengkap. Setelah diperiksa oleh tour leader kemudian dicatat pada group activities list sesuai dengan nomor kamar masing-masing anggota tamu rombongan. Menggantungkan luggage tag pada barang-barang barang tamu rombongan Mensortir barang tamu rombongan dilakukan untuk memudahkan proses pengantaran barang ke masing-masing kamar tamu. Prosedur pensortiran dilakukan dengan cara Berdasarkan lokasi tiap-tiap barang disortir berdasarkan lokasinya masing-masing, contoh Gedung A, Gedung B, Bungalow A, Bungalow B, garden wing, beach wing dsb. Berdasarkan lantai setelah barang disortir berdasarkan lokasi, selanjutnya barang disortir berdasarkan lantai, contoh lantai 1, Lantai 2, Lantai 3 dst. Berdasarkan nomor kamar barang disortir berdasarkan nomor kamarnya masing-masing, contoh 106,107,209,210, 307,308, dst Mengantarkan barang bawaan tamu menggunakan lift serviceagar tidk mengganggu tamu lain, pengantaran ini berdasarkan 168lokasi, berdasarkan lantai dan berdasarkan nomor kamar serta menggunakan kereta barangtrolley cart Penanganan barang tamu pindah kamar Orang yang memiliki kewenangan dalam memberikan ijin bagi tamu-tamu yang ingin pindah kamar yaitu frontoffice manager, assistantfront office manager, chief of receptionist, jika tamu pindah kamar bell captain akan menerima catatan tamu pindah kamar room or rate change dari reception, kemudian bell captain akan menugaskan bellboy untuk membantu tamu pindah kamar dan menerima kunci kamar yang baru dan akan diberikan kepada tamu. Adakalanya tamu telah mengemas barang-barangnya, hal ini akan memudahkan bellboy untuk memindahkan barang tamu dengan caraMemeriksa penempatan barang petugas bellboy harus memeriksa kembali lokasi atau tempat dimana barang diletakkan sebelum dipindahkan ke kamar yang baru. Pemeriksaan dalam hal ini juga termasuk keadaan barang. Memeriksa barang milik tamu yang tertinggal atau barang milik hotel yang rusaksebelum memindahkan barang milik tamu ke kamar yang baru, maka petugas bellboy memeriksa apakah ada barang milik tamu yang tertinggal. Disamping itu bellboy juga harus memeriksa apakah terdapat barang milik hotel yang rusak, seperti; kaca, washbasin, asbak, pintu lemari dsb. Pemindahan barang saat pemindahan barang haruslah selalu menggunakan metode yang benar dalam penanganan barang tamu untuk menghindari kerusakan. Meletakkan barang tamu di kamar yang baru dikamar yang baru, barang haruslah diletakkan ditempat yang sama seperti pada di kamar yang lama sewaktu belum dipindahkan. Barang juga dapat diletakkan ditempat-tempat yang semestinya seperti; closet, dresser desk, luggage rack, folding luggage rack. Menandatangani room change or rateform jika proses pindah kamar telah 3selesai, maka bellboy akan menandatangani room change or rate form, formulir ini dibuat beberapa rangkap, yang akan didistribusikan kepada FO cashier, operator telephone, housekeeping, laundry, reception. Mengembalikan kunci kamar yang lama bellboy harus mengembalikan kunci kamar tamu yang lama kepada receptionMengembalikan bellboy errand card kepada bell captain setelah bellbSoy errand card dilengkapi, maka akan diserahkan kembali kepada bell captain untuk dicap tanggal dan waktu. Penanganan barang tamu individu berangkat Bell captain akan memperoleh informasi tamu berangkat dari 169 Daftar tamu diharapkan berangkat expected departure list - Daftar yang memuat informasi tentang tamu-tamu yang diharapkan berangkat pada hari itu. Receptionist - Informasi yang kedua biasanya diperoleh dari petugas penerima tamu. Pada catatan expected departure biasanya bell captain tidak dapat memastikSan tamu mana yang harus didahulukan untuk penanganan barang bawaannya. Oleh karena itu bell captain akan bertanya pada petugas penerima tamu. Front office cashier - Front office cashier biasanya akan menerima informasi langsung dari tamu yang akan berangkat dan akan segera memberitahukan hal ini pada bell captain. Tamu - Kemungkinan tamu yang langsung menghubungi petugas concierge bila ia memerlukan bantuan untuk penanganan barang bawaannya pada saat akan berangkat. Setelah menerima informasi keberangkatan tamu, sebelum menangani barang bawaan tamu akan menanyakan informasi kepada tamu tentang jumlah barang dan waktu penjemputan ke kamar, sesampainya dikamar bellboy harus memeriksa kembali barang-barang tamu yang kemungkinan tertinggal, memeriksa barang-barang hotel yang hilang atau rusak, membawa barang keluar kamar dan mematikan lampu kamar. Setibanya di receptionbellboy akan memeriksa pembayaran rekening tamu apakah tamu sudah menyelesaikan pembayarannya, jika sudah, mintalah tanda/cap”paid’ kemudian kembalikan kunci kamar kepada reception, setelah itu memasukan barang bawaan kedalam kendaraan serta mengucapkan selamat jalan. Penggudangan barang tamu storage Penggudangan atau penitipan barang bawaan milik tamu terutama bagi tamu-tamu yang berangkat, biasanya dilakukan hanya untuk sementara waktu saja, alasan-alasan tamu menitipkan barang yaitu Tamu belum meninggalkan hotel tapi sudah dinyatakan berangkat dengan alasan tertentu, seperti; menunggu jadwal penerbangan, penjemputan, dsb. Tamu berangkat untuk sementara waktu namun akan kembali lagi ke hotel pada hari yang lain Tamu datang terlalu awal dari jam check in yang ditentukan oleh hotel Hal yang harus dilakukan oleh bellboy pada saat menangani penitipan barang yaitu Keluarkan atau buatkan kartu penitipan barang baggage claim check Tempatkan barang diruang penitipan Catat pada buku penitipan barang Cocokkan pasangan kartu penitipan bila tamu akan mengambil barang titipannya Pelayanan paging Para visitor yang datang ke hotel dan hendak menemui tamu di kamar, adakalanya tidak dapat bertemu dengan orang yang dimaksud, tamu tersebut kemungkinan tamu berada disekitar lobby, di restoran, kolam renang dsb. Hal ini juga berlaku jika ada telepon untuk tamu setelah disambungkan kekamar namun tidak ada jawaban, oleh sebab itu hotel memberikan pelayanan paging ini, adapun prosedur yang dilakukan yaitu Jika ada melalui sambungan telepon, maka meminta tamu untuk menunggu Cek keberadaan tamu, hal ini bisa dilakukan dengan melihat pada sistem komputer, jika tamu memberikan informasinya kemana ia akan pergi Jika data keberadaan tamu guest locator tidak ada, bellboy akan berkeliling area umum dengan menggunakan paging board yang bertuliskan nama tamu dan nomor kamar, serta membunyikan bell untuk mencari perhatian tamu. Apabila ada tamu yang dicari, maka arahkan ke bagian receptionuntuk menerima sambungan teleponnya Jika tidak ada respon, bellboy melapor kepada reception untuk segera menginformasikan kepada penelpon Reception akan menawarkan bantuan untuk menitipkan pesan kepada penelpon Daftar Pustaka Ni Wayan Suwithi, d. 2008. Akomodasi Perhotelan Jilid 1. Jakarta Depdiknas.

jelaskan prosedur pendistribusian barang bawaan tamu rombongan